° Ingenieurdienstleister, Deutschland

Die Ausgangslage

Der Vertrieb verfolgte die Anfragen der Kunden auf einem Planner-Board in Microsoft Teams, das Recruiting lief in einem Bewerbermanagement-System und für eine Gesellschaft in einem zweiten, in dem dieselben Stellen noch einmal gepflegt wurden. Kundenanfragen kamen als PDF per E-Mail und wurden abgetippt. Wie viele Kandidaten dem Kunden schon vorgestellt worden waren, wurde von Hand eingetragen, und aus den Stunden der eingesetzten Ingenieure, nach denen der Kunde abgerechnet wird, entstanden mit Excel und Word die Rechnungen.

Was wir verändert haben

Anfrage und Stellenanzeige

Eine Kundenanfrage wird als PDF eingelesen: Eine KI liest Titel, Vertragsart, Start, Dauer, Stundensatz, Ansprechpartner und die geforderten Qualifikationen aus, ohne Abtippen. Mit einem Klick wird daraus eine Stellenanzeige ohne Kundennamen, auf der Karriereseite der Gruppe und automatisch in kostenlosen Jobbörsen. Auf Wunsch formuliert die KI den Text neu, neben dem alten angezeigt und erst nach Freigabe übernommen.

Bewerbung und Matching

Bewerber füllen das Formular anhand ihres Lebenslaufs aus, und die KI legt im Hintergrund ein Profil mit Foto und Skills an. Jede Stelle nennt die nötigen Skills mit Niveau; das System schlägt passende Personen vor, vergleicht Kandidaten in einem Netzdiagramm und schickt dem Kunden die Kandidatenprofile per E-Mail. Auch wie viele Kandidaten vorgestellt wurden, zählt das System selbst.

Vom Zuschlag zum Einsatz

Nimmt der Kunde einen Kandidaten an, entstehen mit einem Klick Auftrag, Projekt und Einsatz, der Kandidat wird als Mitarbeiter angelegt, und zwei Prozesse starten. Für den Einsatz fordert das System vor Beginn den unterschriebenen Überlassungsvertrag und die namentliche Benennung des Mitarbeiters an. Beim Onboarding gehen Arbeitsvertrag und Datenschutzverpflichtung zur digitalen Unterschrift, und die unterschriebenen Dokumente landen in der Personalakte.

Stunden und Abrechnung

Die Ingenieure schicken ihre Stundenzettel aus dem System des Kunden per E-Mail an Odoo, und eine KI macht daraus Zeiteinträge. Jemand im Backoffice prüft sie und rechnet die Stunden mit einem Klick ab; die Rechnung entsteht als E-Rechnung und geht direkt aus Odoo an den Kunden. Die Zahlung geht über die Bankanbindung ein und wird der Rechnung zugeordnet, und die Marge jedes Einsatzes ist sichtbar.

Mehrere Gesellschaften in einem Odoo

Alle Gesellschaften und Niederlassungen der Gruppe laufen im selben Odoo, jede als eigenes Unternehmen mit eigenen Nutzern, eigenen Einstellungen und eigener Rechnungsstellung. Stellen, Kandidaten und Einsätze bleiben bei der Gesellschaft, zu der sie gehören, und wo es hilft, etwa bei der gemeinsamen Karriereseite, arbeiten die Gesellschaften an einem Ort zusammen.

Assistent und Website

Ein KI-Assistent im Chat beantwortet Fragen wie „Welche Anfragen sind überfällig?“ oder „Wer passt auf diese Anfrage?“ und merkt Kandidaten vor. Außerdem haben wir die Website des Unternehmens in Odoo neu gebaut, mit einer Karriereseite für alle Gesellschaften der Gruppe, auf der die Einwilligung jedes Bewerbers mit Wortlaut und Zeitpunkt gespeichert wird.