° Immobilienunternehmen, Deutschland

Die Ausgangslage

Das Unternehmen baut, verwaltet Eigentümergemeinschaften und Mietobjekte und vermittelt Immobilien. Anfragen kamen per Telefon, E-Mail, WhatsApp und Kontaktformular, und Kunden bemängelten die Reaktionszeiten. Die Arbeit verteilte sich auf Tabellen und mehrere getrennte Programme, und Umlaufbeschlüsse der Eigentümer liefen auf Papier.

Was wir verändert haben

Schadensmeldung und Helpdesk

Eine Schadensmeldung von der Website oder aus dem Portal, mit Foto, wird zum Ticket für das richtige Objekt, die richtige Einheit und das richtige Mandat. Jedes Ticket trägt eine Zusage zur Reaktionszeit, im Notfall eine kürzere, und der Helpdesk zeigt, wenn eine Zusage gefährdet ist. Ein Klick erzeugt den Auftrag für den Hausmeister des Objekts, und bei Versicherungsfällen geht eine Bestellung an den Handwerker; die Rechnung wird auf Objekt und Kostenart gebucht.

Hausmeister-App

Der Hausmeister sieht die Aufträge des Tages und der Woche auf dem Handy, bucht Zeit, ergänzt Fotos und Notizen und schließt den Auftrag mit der Unterschrift des Mieters ab. Der Arbeitsbericht wird am Ticket abgelegt, und das Ticket wird geschlossen, sobald alle Aufträge erledigt sind. Arbeiten im Rahmen des Hausmeistervertrags werden nicht berechnet; zusätzliche Arbeiten werden der Eigentümergemeinschaft oder dem Eigentümer in Rechnung gestellt.

Portal für Mieter, Eigentümer und Beirat

Mieter sehen ihren Vertrag, ihre Zahlungen und Abrechnungen als PDF, melden Zählerstände, verfolgen ihre Anliegen und lesen das Schwarze Brett. Eigentümer stimmen über Umlaufbeschlüsse im Portal ab, und der Beirat sieht die Beschlüsse seiner Gemeinschaft. Jeder sieht nur seine eigenen Daten.

Eigentümergemeinschaften

Eigentümerversammlungen laufen mit Tagesordnungspunkten, Stimmen nach Miteigentumsanteil oder nach Köpfen und einem unterschriebenen Protokoll. Jeder Beschluss kommt mit Nummer und Anfechtungsfrist in die Beschlusssammlung, und seine Umsetzung wird verfolgt, bis sie erledigt ist.

Geld und Abrechnungen

Jedes Objekt hat sein eigenes Bankkonto und seine eigene Kostenstelle innerhalb einer gemeinsamen Buchhaltung. Miete und Hausgeld werden jeden Monat per SEPA-Lastschrift eingezogen, ein Lauf je Objekt, und Rückstände zeigt die Mahnübersicht. Die Kostenart entscheidet, ob ein Betrag umgelegt wird; Abrechnungen werden mit Umlageschlüsseln und Vorauszahlungen berechnet, bei Mieterwechsel tagesgenau aufgeteilt, und Kosten eines Gebäudes in einer Gemeinschaft tragen nur dessen Eigentümer. Berechnen, prüfen, buchen, und das PDF liegt im Portal.

Prozesse, Bauen und Makeln

Ein Mieterwechsel läuft als Prozess, von der Bestätigung der Kündigung über die Übergaben und die Kaution bis zum neu unterschriebenen Mietvertrag, und alle Beteiligten sehen jederzeit den aktuellen Stand. Bauprojekte werden nach HOAI-Leistungsphasen geplant und mit dem Objekt verknüpft, und eine leerstehende Wohnung aus der Verwaltung erscheint auf der Website, und Anfragen dazu landen als Interessenten im Vertrieb.