° Mietimmobilien in Familienbesitz, São Paulo, Brasilien
Ein Familienunternehmen mit rund 200 Mietimmobilien hat eine Makro-Tabelle, in der immer nur einer arbeiten konnte, durch ein System ersetzt, das den Mietern jeden Monat die Miete in Rechnung stellt, per Boleto und PIX einzieht und prüft, was die Vermietungsagenturen überweisen.
Die Ausgangslage
Ein Teil der Immobilien wird direkt vermietet, ein Teil über Agenturen, die eine Provision einbehalten und den Rest überweisen. Alles lag in einer Tabelle mit Dutzenden Registerkarten, Formeln und Makros: die Forderungen des Monats, die Zahlscheine, wer bezahlt hatte, die Aufteilung der Wasserrechnung auf die Einheiten einer Wohnanlage und ob die Überweisung jeder Agentur stimmte. Das ganze Team brauchte dieselbe Datei zur selben Zeit, ein einziger Fehler konnte die Finanzdaten verfälschen, und die Abrechnungen der Agenturen wurden nur gegen die Gesamtsumme geprüft.
Was wir verändert haben
Immobilien und Verträge
Wir haben in Odoo ein eigenes Modul für Immobilien, Mietverträge, Mieter, Wohnanlagen und Agenturen gebaut, mit persönlichem Login für alle im Team. Vertragsstatus und das Datum der nächsten Mietanpassung aktualisieren sich jeden Tag, sodass ein beendeter Vertrag nie wieder abgerechnet wird.
Monatliche Abrechnung
Die Forderungen des Monats werden in einem Lauf aus den aktiven Mietverträgen erzeugt. Für jede Forderung erstellt die Bank einen kombinierten Boleto mit PIX, das System prüft bei der Bank, ob bezahlt wurde, und Mieter erhalten eine Erinnerung per E-Mail, die PIX-Code und Barcode enthält. Die Läufe arbeiten eine Forderung nach der anderen ab, mit Fortschrittsanzeige.
Wasser und Nebenkosten
Die Wasserrechnung einer Wohnanlage wird auf die belegten Einheiten verteilt, nach Bewohnern oder zu gleichen Teilen, und erst nach Bestätigung abgerechnet. Einmalige Ausgaben je Immobilie werden als eigene Nebenkostenforderung über denselben Abrechnungsweg berechnet.
Abrechnungen der Agenturen
Das System liest die PDF-Abrechnungen der Agenturen ein und ordnet die Objektnummern jeder Agentur den Immobilien zu, mit Vorschlägen anhand ähnlicher Adressen. Für jede Immobilie und jeden Monat vergleicht es die erwartete Überweisung, abzüglich Provision und zeitanteilig berechnet, mit dem tatsächlichen Zahlungseingang. Ein Dashboard zeigt Abrechnung und Rückstände, die Agenturen und die Belegung der Wohnanlagen.
Das Ergebnis
- ° Rund 200 Immobilien und ihre Mietverträge in einem System, mit persönlichem Login für alle.
- ° Die Monatsabrechnung läuft in einem Durchgang: Boleto und PIX kommen von der Bank, und die Zahlungen werden dort abgeglichen.
- ° Agenturabrechnungen Zeile für Zeile geprüft: Schon die ersten Prüfungen zeigten Dutzende echte Abweichungen.
- ° Fehler, die sich in der Gesamtsumme gegenseitig aufhoben, werden jetzt sichtbar.
- ° Unvollständige Datensätze aus der Tabelle wurden bei der Übernahme gefunden und korrigiert.
Leistungen
Vorher und nachher
Vorher
- Eine Tabelle mit Dutzenden Registerkarten und Makros
- Eine Datei für alle: einer blockiert die anderen
- Agenturabrechnungen nur gegen die Gesamtsumme geprüft
Nachher
Odoo
- Immobilien, Verträge und Mieter
- Monatlicher Abrechnungslauf mit Erinnerungen
- Wasserumlage und Nebenkosten
- Abgleich mit den Agenturen
- Portfolio-Dashboard
Angebunden an
- Bank: Boleto und PIX, Zahlungsstatus
- PDF-Abrechnungen der Agenturen, Zeile für Zeile geprüft
Nächster Schritt
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