° IT-Dienstleister, Deutschland
Ein IT-Dienstleister ist von Odoo Enterprise auf Community gewechselt, spart sich die Lizenzkosten pro Nutzer und steuert jetzt sein gesamtes Geschäft in einem System: Vertrieb, Sprints, Kundenportal, Buchhaltung, Lohnabrechnung, Dokumente, die eigene Infrastruktur und KI-Nutzer mit klar festgelegten Rechten.
Die Ausgangslage
Das Unternehmen arbeitete mit Odoo Enterprise und zahlte für jeden Nutzer eine Lizenz, sodass das System mit jedem neuen Mitarbeiter teurer wurde. Das Kundenportal war eine eigene Anwendung, die Aufgaben mit Odoo synchronisierte, und beide auf demselben Stand zu halten kostete mehr Aufwand, als es brachte. E-Mails an Kunden wurden über einen weiteren Dienst verschickt, und die Server wurden außerhalb des ERP verwaltet.
Was wir verändert haben
Wechsel auf Community
Wir haben das Unternehmen von Odoo Enterprise auf Community migriert, mit allen Daten und Anpassungen. Seitdem gibt es keine Lizenz pro Nutzer mehr.
Vertrieb und Projekte
Der Vertrieb läuft durch eine Pipeline, vom ersten Kontakt im CRM über Angebot und Auftrag bis zur Rechnung. Projekte laufen in Sprints auf einem Sprint-Board, die Zeit wird per Timer und in wöchentlichen Stundenzetteln erfasst, und Angebote und Dokumente werden in Odoo signiert.
Kundenportal und Support
Das Kundenportal wurde in Odoo neu gebaut: Kunden sehen ihre Tickets, geben eine Schätzung frei, bevor die Arbeit beginnt, unterschreiben Angebote und kaufen Stundenpakete. Support-E-Mails werden zu Tickets.
Buchhaltung und Lohnabrechnung
Die komplette Buchhaltung liegt in Odoo: Banktransaktionen kommen über eine Live-Bankanbindung herein, die Umsatzsteuer-Voranmeldung wird in Odoo erstellt und geprüft, und der Jahresabschluss entsteht aus denselben Daten. Mahnwesen, Anlagenbuchhaltung mit Abschreibungen, Budgets und Liquiditätsplanung gehören dazu, und die Lohnabrechnung geht per Export an DATEV.
Dokumente, Website und Infrastruktur
Dokumente liegen in Nextcloud und sind mit Odoo verknüpft, und die Website des Unternehmens läuft im selben Odoo. Server, Container und Backups werden in Odoo verwaltet, und Befunde aus dem Patch-Monitoring werden zu Aufgaben.
KI-Nutzer
KI-Nutzer arbeiten in Odoo neben dem Team. Für jeden von ihnen legt das Unternehmen fest, auf welche Informationen in Odoo er zugreifen und mit wem er kommunizieren darf.
Das Ergebnis
- ° Odoo läuft ohne Lizenz pro Nutzer, von Enterprise mit allen Daten migriert.
- ° Projekte auf einem Sprint-Board, mit Zeiterfassung per Timer und wöchentlichen Stundenzetteln.
- ° Bankumsätze laufen in Echtzeit ein; Umsatzsteuer-Voranmeldung, Jahresabschluss und Liquiditätsplanung entstehen aus denselben Daten.
- ° Das Kundenportal ist Teil desselben Systems; es muss nichts synchronisiert werden.
- ° Server und Backups werden dort verwaltet, wo auch die Projekte sind, und Befunde werden zu Aufgaben.
- ° KI-Nutzer mit klaren Rechten: welche Informationen sie sehen und mit wem sie sprechen.
Leistungen
So sieht das im Alltag aus
Die Abläufe aus diesem Projekt, wie sie in Odoo laufen, gezeigt mit Beispieldaten aus unseren Demosystemen.
Eine Aufgabe wandert aus dem Backlog in den Sprint, der Timer schreibt die Stunden in den Wochenstundenzettel, der Kunde nimmt das Ergebnis im Portal ab und die Stunden werden nach Aufwand abgerechnet.
Vor dem Periodenabschluss zeigen Prüfungen, was noch fehlt, die Kennzahlen der Umsatzsteuer-Voranmeldung werden automatisch ausgefüllt, die ELSTER-Datei wird zum Hochladen erstellt und die Lastschrift des Finanzamts automatisch zugeordnet.
Neue Umsätze kommen automatisch von der Bank, Odoo schlägt die passende Rechnung vor, alle eindeutigen Treffer werden in einem Schritt abgeglichen und Regeln buchen den Rest, bis Bank und Buchhaltung übereinstimmen.
Vorher und nachher
Vorher
- Odoo Enterprise, mit Lizenz pro Nutzer
- Kundenportal als eigene Anwendung, synchronisiert
- Kunden-E-Mails aus einem weiteren Dienst
- Server außerhalb des ERP verwaltet
Nachher
Odoo
- CRM und Vertrieb
- Sprint-Board und Zeiterfassung
- Kundenportal und Support
- Buchhaltung, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Jahresabschluss
- Lohn, Dokumente und Website
- Infrastruktur
- KI-Nutzer mit Rechten
Angebunden an
- Bank: Transaktionen live
- Nextcloud: Dokumente
- Postfach: Support-E-Mails werden zu Tickets
- DATEV: Lohnexport
Nächster Schritt
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