° Medienunternehmen, Deutschland

Die Ausgangslage

Angebote wurden in Excel kalkuliert, Rechnungen von Hand in Word geschrieben und als PDF verschickt. Niemand sah auf einen Blick, was in einem Projekt schon geliefert, fakturiert und bezahlt war, und so wurden manche Projekte nicht vollständig bezahlt, weil der Projektleitung der Überblick über das noch Offene fehlte. Kapazitäts- und Liquiditätsplanung waren schwierig: Wie viel in welchem Quartal hereinkommen sollte und wohin die Ausgaben gingen, war nicht klar zu sehen. Die Kundenkontakte lagen in einem separaten CRM-System.

Was wir verändert haben

Vertrieb

Wir haben das CRM von der bisherigen Plattform in Odoo übernommen und einen großen Datensatz potenzieller Kunden mit Größe und Eckdaten importiert. Eine Pipeline filtert die Interessenten nach Größe, denn eine kleine Organisation hat ein anderes Budget als eine große, und jede Woche bekommen die Vertriebsmitarbeiter ihre Interessenten für die Telefonakquise zugeteilt. Die VoIP-Telefonie ist an Odoo angebunden: Ein Klick auf die Nummer startet den Anruf. Den Vertriebsprozess haben wir mit dem Team festgelegt, vom kalten zum warmen Lead, mit Wiedervorlagen und allen Gesprächsnotizen zentral am Kontakt.

Kontaktrecherche mit KI

Zu einem Interessenten fehlte oft noch die richtige Ansprechperson. Dafür haben wir einen KI-Workflow gebaut: Er sucht zum jeweiligen Interessenten mit Begriffen, die der Vertrieb festlegt, die relevantesten Treffer im Web. Ein Sprachmodell liest diese Seiten und zieht die passenden Kontakte heraus, ein zweites Modell bewertet sie nach Relevanz. Die Ergebnisse landen als Kontakte am Interessenten in Odoo, als KI-generiert markiert, und ein Mensch prüft sie, bevor der Vertrieb sie nutzt.

Projekte und Abrechnung

Jede Projektaufgabe zeigt, was verkauft, geliefert und abgerechnet ist. Die Quartalsrechnung übernimmt die offenen Lieferungen selbst und berechnet nur, was noch nicht fakturiert ist. Sie entsteht automatisch in Odoo, im selben PDF-Layout wie vorher, und wird als E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung versendet, für jeden Kunden einzeln aktivierbar.

Planung

Die Projektleitung plant pro Quartal, was geliefert werden soll, und sieht Geplantes, Geliefertes und Fakturiertes in Prozent oder Euro nebeneinander. Vor dem Abgleich wird der Plan eingefroren, sodass das System am Quartalsende zeigt, wie genau geplant wurde.

Wechsel auf Community

Nach einem Jahr mit Enterprise haben wir das Unternehmen in zehn Phasen auf Odoo Community migriert und jede Anpassung, die im visuellen Editor von Enterprise steckte, als versionierten Code neu gebaut.